Traspaso base de datos de pacientes

TRASPASO DE UN NEGOCIO DE CENTRO MÉDICO ¿CÚALES SON LAS IMPLICACIONES EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES?

Buenos días, voy a adquirir mediante traspaso una consulta médica por jubilación del titular, necesito saber qué posibilidad tengo de contactar con los pacientes que hay en la base de datos de la clínica que voy a adquirir. He escuchado que la ley de protección de datos dificulta esto.

“Artículo 21 Tratamientos relacionados con la realización de determinadas operaciones mercantiles

1. Salvo prueba en contrario, se presumirán lícitos los tratamientos de datos, incluida su comunicación con carácter previo, que pudieran derivarse del desarrollo de cualquier operación de modificación estructural de sociedades o la aportación o transmisión de negocio o de rama de actividad empresarial, siempre que los tratamientos fueran necesarios para el buen fin de la operación y garanticen, cuando proceda, la continuidad en la prestación de los servicios.

2. En el caso de que la operación no llegara a concluirse, la entidad cesionaria deberá proceder con carácter inmediato a la supresión de los datos, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en esta ley orgánica.”

Es decir, en la operación de traspaso del negocio de la clínica o consulta médica o trasmisión de una concreta rama de actividad, será necesario hacer constar expresamente en la escritura de compraventa (u operación análoga en la que sustancie el traspaso de la actividad) que se firme ante Notario, la existencia de una base de datos de pacientes y su documentación clínica correspondiente, e incluirla como activo objeto de traspaso, así lograremos que dicha base de datos de pacientes llegue al nuevo propietario en igualdad de condiciones que respecto al propietario anterior.

Como digo en párrafo anterior, las condiciones de la comunicación que pueda establecer el nuevo propietario con los clientes o pacientes del negocio dependerá de las acciones previas realizadas por el propietario original en materia de protección de datos.

Aquí principalmente se plantean dos situaciones:

1. Necesito contactar con pacientes en relación a tratamientos ya iniciados, para continuarlos, iniciar tratamientos con presupuestos aceptados, reclamar pagos, facturar, etc…

2. Necesito contactar con los pacientes que constan en la base de datos para ofrecer campañas o promociones e intentar reactivar así el flujo de pacientes hacia la clínica.
Si el traspaso se ha realizado de acuerdo a lo previsto en el artículo 21 del RGPD, es decir se ha realizado en escritura pública identificada como traspaso de negocio (no es válido si el contrato se firma solo como traspaso de local de negocio) o de rama de actividad, y en dicha escritura se ha identificado la existencia de una base de datos de pacientes y su documentación clínica correspondiente, y se ha incluido como activo objeto de traspaso; logramos un doble efecto que protege a ambas partes, por un lado el profesional que traspasa se libera de sus obligaciones de conservación/destrucción de la documentación clínica, y el adquirente está legitimado como nuevo Responsable del tratamiento a efectos de la normativa de protección de datos para tratar los datos de los pacientes con finalidad de prestación de servicios sanitarios, pero no para ofrecer campañas o promociones de pacientes que no acudan espontáneamente a la clínica.

¿Necesito preguntarles si nos dan permiso para usar sus datos y aprovechar para presentarme e invitarles a visitarnos o contactarnos?

Para poder realizar este tipo de acciones: reactivar la base de datos de pacientes de manera proactiva; será necesario revisar si el propietario antiguo había informado específicamente o bien solicitado los consentimiento en caso necesario para cada una de las finalidades que el nuevo titular de la base de datos quiera realizar, como ejemplos, enviar newsletter, email o sms con promociones, etc, ya que de la información legal relativa al tratamiento de sus datos personales que los pacientes hayan recibido con anterioridad al traspaso dependerá lo que el nuevo titular pueda o no pueda hacer.

Siempre dejando a salvo la cuestión del tratamiento de los datos de los pacientes para la realización de los tratamientos, que si el traspaso se hace ante Notario, podrá continuar realizando el nuevo titular con el alcance necesario por ejemplo, llamar para dar cita, actualizar ficha de antecedentes médicos, y documentación clínica, y en definitiva todas las acciones que la prestación de los servicios de odontología llevan aparejados.

“¿Existe alguna diferencia si quien adquiere la consulta y en consecuencia la base de datos de pacientes es una empresa (una S.L.) o un autónomo.?”

A estos afectos opino que no hay diferencia ya que entre ambos supuestos, persona jurídica o autónomo empresario individual que adquiere un negocio se puede considerar que son “supuestos análogos entre los que se aprecie identidad de razón” que es lo requerido por el artículo 4 del Código Civil para permitir la aplicación analógica de la norma.

En todo caso, es importante recordar que a medida que los pacientes vayan acudiendo a consulta es necesario suministrar la nueva información legal de acuerdo con lo previsto en el artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (RGPD) y 11 de la LOPDGDD, en la que se informe del cambio operado en el Responsable del Tratamiento y se soliciten los consentimientos para los tratamientos adicionales pertinentes, como sería el caso de las acciones promocionales.